Cómo presupuestamos proyectos (y por qué las estimaciones siempre fallan)

La estimación es uno de los mayores desafíos en nuestro trabajo.
El cliente quiere certezas; el equipo quiere ser honesto; y los proyectos… bueno, suelen tener vida propia.

En Artika Labs aprendimos que estimar proyectos de software es tanto arte como ciencia.
Acá te contamos cómo lo hacemos, por qué suele salir distinto de lo planeado y cómo navegamos esa incertidumbre.

¿Por qué es tan difícil estimar?

• Requisitos poco claros: Los proyectos arrancan con una buena idea, pero faltan detalles.
• Lo desconocido: Siempre aparecen sorpresas: una API que cambia, un obstáculo técnico, una integración inesperada.
• Cambios de prioridades: Los intereses cambian durante el desarrollo, aparecen nuevas necesidades.
• Optimismo humano: Todos (¡nosotros también!) tendemos a subestimar la complejidad y a sobrestimar la velocidad.

Nuestro enfoque para presupuestar

1. Desglose en tareas pequeñas

Dividimos el proyecto en tareas muy concretas.
Cuanto más granular, más preciso el cálculo.

2. Discusión con todo el equipo

Involucramos a devs y a los referentes del cliente.
Las distintas miradas ayudan a detectar riesgos y complejidades ocultas.

3. Aprender del historial

Revisamos proyectos anteriores: qué tomó más tiempo, qué fue más sencillo y por qué.

4. Incluimos colchón para lo inesperado

Siempre sumamos tiempo de contingencia (“colchón”) para sorpresas. No es “perder tiempo”: es ser realistas.

5. Estimaciones iterativas

Reestimamos a medida que avanza el proyecto y sabemos más. La estimación no es inamovible.

Por qué las estimaciones fallan (aunque hagas todo bien)

• Cambios en los requerimientos a mitad de camino.
• Los desafíos técnicos son más complejos de lo previsto.
• Integraciones (APIs, terceros) que en la práctica funcionan distinto.
• Se enferma alguien clave, cambian las prioridades, surgen imprevistos.

Es normal. Lo importante es comunicar temprano y seguido.

Cómo gestionamos desvíos

1. Comunicación transparente
   Avisamos al cliente apenas detectamos un desvío.

2. Priorizamos en conjunto
   Si falta tiempo o presupuesto, ayudamos al cliente a decidir qué entregar primero.

3. Retrospectivas
   Analizamos qué funcionó, qué no, y mejoramos la forma de estimar para la próxima.

Nuestra filosofía

La estimación no es predecir el futuro con exactitud, sino armar el mejor plan posible con la información actual y estar listos para adaptarnos.

En Artika Labs creemos en la honestidad, la flexibilidad y en trabajar en equipo con el cliente para convertir las sorpresas en aprendizajes.

Conclusión

Si alguna vez te frustraste por deadlines incumplidos o presupuestos cambiantes, no estás solo.
La clave no es eliminar la incertidumbre, sino gestionarla juntos.